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Guia do Administrativo
Cadastre clientes, acompanhe processos de entrada, alteração e saída, gere comunicados e gerencie documentos no Drive.
Cadastrar Cliente
Consulta automática CNPJ + processo completo personalizado.
Clientes Cadastrados
Acompanhe entrada, alteração e saída de cada cliente.
Documentos (Drive)
Gerencie arquivos de clientes e do escritório no Google Drive.
Entrada de Clientes
Abertura de CNPJ e migração de outro escritório.
Gerar CIP
Comunicado interno padronizado com PDF e e-mail.
Saída de Clientes
Encerramento de contrato com segurança e organização.
Cadastrar Cliente
Selecione o tipo de entrada e preencha os dados para gerar o processo completo.
Qual é a situação deste cliente?
CNPJ Novo
Empresa a ser constituída. O escritório realizará todo o processo de abertura.
Transferência de Escritório
Cliente com CNPJ ativo transferindo a contabilidade para a Gris.
Dados do Cliente
Consulte o CNPJ para preenchimento automático (transferências) ou preencha manualmente.
Consulte o CNPJ para preenchimento automático dos dados.
Clientes Cadastrados
Use os botões para ver o processo de entrada, alteração ou saída, editar cadastro ou excluir.
Nenhum cliente cadastrado.
Use "Cadastrar Cliente" para começar.
Processo Completo
Marque cada etapa conforme for concluída.
Entrada de Clientes
Dois fluxos: abertura de novo CNPJ ou recepção de cliente de outro escritório.
Verificar tipo societário desejado e atividades pretendidas.
RG/CPF ou CNH, comprovante de residência (até 90 dias), endereço do estabelecimento, declaração de desimpedimento.
Redigir e encaminhar para assinatura de todos os sócios.
JUCESP para Ltda./S/A, Cartório RTD para EI/Associações.
Acompanhar na Receita Federal até a emissão do Cartão CNPJ.
IE e IM conforme a atividade do cliente.
Se necessário, protocolar junto à Prefeitura.
MEI, Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real.
Com o CNPJ em mãos, seguir para o processo de Onboarding.
Histórico contábil, fiscal, situação atual e motivação da troca.
Contrato Social, últimos 12 meses de escrituração, balancetes dos 2 últimos exercícios, folha/FGTS, certidões vigentes e SPED.
e-CAC, SEFAZ, Prefeitura, FGTS, PGFN. Obrigatório antes da assinatura do contrato.
Após apresentar o diagnóstico ao cliente.
E-mail formal com confirmação de leitura ou AR.
Todos os arquivos digitais, SPED, declarações e livros contábeis.
Com toda a documentação em mãos.
Onboarding do Cliente
Checklist completo de integração. Marque cada etapa conforme for concluída.
Procuração Eletrônica
e-CAC, Gov.br e demais portais.
cav.receita.fazenda.gov.br — com certificado digital do cliente.
Procurações → Gerenciar Procurações → Outorgar Procuração.
Cliente = outorgante · Escritório = outorgado.
Declarações, dados cadastrais, parcelamentos. Prazo recomendado: 2 anos.
Anotar no sistema interno e salvar comprovante na pasta 03 - Contratos e Procurações.
O cliente precisa ter conta Gov.br nível Prata ou Ouro.
SEFAZ estadual, portal da Prefeitura, eSocial, PGFN.
Todos os acessos com datas de vencimento.
Cadastros nos Sistemas
Sistema contábil, gestão de tarefas e CND.
Razão Social, Nome Fantasia, CNPJ, IE, IM, endereço, regime tributário, CNAE, data de abertura, sócios.
DAS (SN) · DCTF/DCTF-Web · EFD ICMS/IPI · EFD Contribuições · SPED Contábil · ECF · Folha/FGTS/eSocial
Mínimo 3 dias úteis de antecedência antes do prazo legal.
CND Federal · CND Estadual · CND Municipal · CRF (FGTS) · CNDT (TST)
Pasta 04 - Certidões.
Documentos na Nuvem
Estrutura de pastas e nomenclatura de arquivos.
| Pasta Principal | Conteúdo |
|---|---|
| 📁 01 - Documentos Societários | Contrato Social, Alterações, Atas, Cartão CNPJ, Inscrições |
| 📁 02 - Documentos dos Sócios | RG, CPF, CNH, Comprovante de Residência |
| 📁 03 - Contratos e Procurações | Contrato de Honorários, Procurações, Renovações |
| 📁 04 - Certidões | CND Federal, Estadual, Municipal, FGTS, CNDT |
| 📁 05 - Fiscal | Ano › Mês › (NF-e, Apuração, Guias, SPED) |
| 📁 06 - Contábil | Ano › (Balancete, Balanço, SPED Contábil, ECF) |
| 📁 07 - Departamento Pessoal | Ano › Mês › (Folha, FGTS, eSocial, RAIS, DIRF) |
| 📁 08 - Correspondências | Intimações, Notificações, E-mails importantes |
| 📁 09 - Abertura / Encerramento | Documentos do processo de abertura ou encerramento |
AAAA-MM_CNPJ_TipoDocumento_Versão.extensão
Exemplos:
2026-03_12345678000100_CND-Federal_v1.pdf
2026-01_12345678000100_Balancete_v1.xlsx
Levantamento de Débitos Fiscais
Realizado principalmente na entrada de clientes vindos de outro escritório.
Por e-mail ou sistema interno.
e-CAC · SEFAZ Estadual · Portal da Prefeitura · Caixa (FGTS) · PGFN
Órgão credor · natureza do débito · valor original, multa, juros e total · situação.
Pasta 08 - Correspondências.
Saída de Clientes
Encerramento profissional com entrega completa de documentação e revogação de acessos.
Conforme contrato de prestação de serviços.
Notificar Fiscal, Contábil e DP com a data limite das últimas obrigações.
Garantir entrega de todas até a data de encerramento.
Arquivos digitais, livros SPED, todas as declarações, relatório de certidões.
Contábil, tarefas e CND.
Manter por mínimo 5 anos. Registrar data e motivo.
Comunicação Interdepartamental
Eventos que exigem notificação dos departamentos.
| Evento | Origem | Notificar | Prazo |
|---|---|---|---|
| Entrada de novo cliente | Adm. | Fiscal, Contábil, DP | Imediato |
| Saída de cliente | Adm. | Fiscal, Contábil, DP | Imediato |
| Alteração de regime tributário | Adm./Fiscal | Fiscal, Contábil, DP | 2 dias úteis |
| Alteração de CNAE / atividade | Adm. | Fiscal, Contábil | 2 dias úteis |
| Alteração de sócios / quadro societário | Adm. | Contábil, DP, Fiscal | 2 dias úteis |
| Alteração de endereço / filial | Adm. | Fiscal, Contábil, DP | 2 dias úteis |
| Exclusão do Simples Nacional | Fiscal/Adm. | Contábil, DP, Adm. | Imediato |
| Abertura de filial | Adm. | Fiscal, Contábil, DP | Imediato |
| Encerramento / Baixa do CNPJ | Adm. | Fiscal, Contábil, DP | Imediato |
| Parcelamento de débitos | Adm./Fiscal | Contábil, Fiscal | 2 dias úteis |
Documentos na Nuvem (Drive)
Gerencie arquivos de clientes e do escritório integrado ao Google Drive.
Gerar Comunicado Interno (CIP)
Comunicado padronizado com geração de PDF e envio por e-mail.
Comunicado Interno Padronizado — CIP
POP-ADM-001 · Departamento Administrativo
KPIs do Departamento
Indicadores estabelecidos no POP-ADM-001.